Renforcer la cohésion et la collaboration grâce à un intranet personnalisé

L'enjeu

Favoriser la cohésion et l’engagement des collaborateurs

By My Car souhaite mettre en place son tout premier intranet, qui jouera un rôle clé en tant que point d'entrée pour les collaborateurs, offrant un accès aux informations essentielles de l'entreprise. L'objectif est de renforcer la cohésion du groupe et de cultiver un profond sentiment d'appartenance au sein du groupe Cosmobilis, dont By My Car représente fièrement 85% des collaborateurs. Cette nouvelle plateforme interne vise à créer un environnement collaboratif où chaque membre de l'équipe pourra s'impliquer activement, contribuer aux échanges d'idées et de connaissances, favorisant ainsi la synergie et l'unité au sein de l'entreprise.

La solution

En tant que partenaire privilégié de ByMyCar, nous avons pris en charge un projet en deux phases, visant à créer un intranet sur mesure pour répondre aux défis de communication et d'intégration de l'entreprise en pleine mutation suite à des acquisitions européennes majeures

Phase 1 : Un cadrage complet pour de solides bases

Dès le début du projet, nous avons compris l'importance cruciale de cerner précisément les besoins de ByMyCar. La phase initiale consistait à réaliser un projet de cadrage complet, permettant de poser les bases solides du futur intranet. Notre équipe d'experts a entamé un dialogue étroit avec les dirigeants et les acteurs clés de l'entreprise pour comprendre les spécificités de cette période de transition.

L'un des enjeux clés de cette première phase a été d'acculturer l'équipe de ByMyCar à l'idée d'un intranet sur mesure, adapté à leurs besoins spécifiques. Nous avons donc œuvré pour sensibiliser et impliquer l'ensemble du personnel, afin de garantir l'adhésion à ce projet d'envergure.

L’étroite collaboration mise en place avec les équipes de ByMyCar, nous a permis de définir avec précision les objectifs de l'intranet à développer et les fonctionnalités associées, en tenant compte des spécificités de l'entreprise et des défis de communication et de collaboration qu'elle rencontrait.

Le cahier des charges, fruit d'une collaboration fructueuse

Nous avons élaboré le cahier des charges complet. Ce document détaillé et clair récapitulait l'ensemble des spécifications techniques et fonctionnelles du projet d'intranet. Chaque point a été soigneusement étudié pour garantir que l'intranet serait parfaitement adapté aux besoins de l'entreprise en pleine évolution.

Forts de cette première étape réussie, nous nous préparions désormais à passer à une nouvelle phase passionnante du projet : la réalisation concrète de l'intranet, toujours en étroite collaboration avec ByMyCar.

Phase 2 : La concrétisation du projet

La deuxième phase du projet consistait à mettre en œuvre le cahier des charges. Nous avons mobilisé nos compétences techniques et notre expertise pour développer l'intranet sur mesure tant attendu par ByMyCar. Notre objectif était clair : offrir à ByMyCar un outil de communication et de collaboration performant et ergonomique.

Notre équipe était déterminée à mener à bien la mise en ligne de l'intranet de ByMyCar le 1er septembre 2023. Pour ce faire, nous avons retenu la solution de Digital work place de Jalios, une plateforme éprouvée et flexible, pour accueillir ce projet ambitieux.

Un design percutant et une plateforme enrichie en contenu

Durant cette phase, nous avons peaufiné le design de l'intranet, afin qu’il soit dédié à la plateforme de ByMyCar tout en reprenant fidèlement la charte graphique de l'entreprise. Notre équipe de designers s'est investie pour créer une interface intuitive et esthétique, facilitant la navigation et l'utilisation par l'ensemble des collaborateurs.

Parallèlement, nous avons accompagné ByMyCar dans la saisie de contenu grâce à notre équipe spécialisée en Digital Marketing. Cette étape fut cruciale pour enrichir l'intranet avec toutes les informations essentielles du groupe, telles que les ressources humaines et les responsabilités sociétales. Une attention particulière fut accordée à l'interconnexion de l'intranet avec les applications métier existantes, créant ainsi une partie collaborative fluide et efficace.

Une plateforme évolutive pour une collaboration pérenne

L'une des caractéristiques essentielles de cet intranet était sa capacité à évoluer en fonction des besoins de ByMyCar. Nous avons conçu l'intranet de manière modulaire, permettant d'intégrer de nouvelles fonctionnalités à l'avenir sans perturber le fonctionnement existant. Cette approche proactive garantit que l'intranet restera toujours en phase avec les exigences changeantes de l'entreprise.

Un hébergement de l’intranet au sein de notre propre datacenter Green, hautement sécurisé et local

L'hébergement chez Eolas nous permet d'assurer une infrastructure solide et sécurisée pour l'intranet. Nous avons su proposer une offre d'hébergement alliant éco-responsabilité, sécurité et réactivité. Notre Green DataCenter repose sur une éco-conception, une optimisation énergétique ainsi que sur la mise en place d'un système de refroidissement novateur, permettant une consommation réduite du bâtiment dans son ensemble.

En ce qui concerne la sécurité, qu'elle soit physique ou informatique, nous maintenons un niveau élevé de protection. Sur le plan physique, ByMyCar bénéficie d'un DataCenter détenu par Eolas et géré directement par nos équipes. 

En ce qui concerne la sécurité informatique, nous avons mis en place une architecture dédiée à ByMyCar, gérée par nos équipes. En outre, notre réactivité est renforcée par un système de surveillance performant qui nous permet d'anticiper et de garantir la stabilité à long terme de notre plateforme.

Phase 3 : Un déploiement progressif

Une fois la plateforme opérationnelle et entièrement fonctionnelle, elle fut ouverte exclusivement aux collaborateurs de ByMyCar. Cette approche sélective permit aux équipes de s'approprier pleinement l'outil et de fournir des retours d'expérience pertinents.

Une fois les retours des utilisateurs intégrés et les ajustements effectués, l'intranet s’ouvrira aux autres entités du groupe et sera déployer à l'international. Grâce à la traduction automatique intégrée, les équipes dans les différents pays pourront profiter de l'intranet dans leur langue maternelle, facilitant ainsi la collaboration transfrontalière.

Nos atouts pour la mission

Nos compétences et nos retours d’expérience dans ce champ d’activité, nous a permis de réaliser un cadrage projet en mode collaboratif et une analyse par interview des besoins des collaborateurs de ByMyCar. Le cahier des charges a pu être rédigé afin de clarifier de façons précises les fonctionnalités phares de la future plateforme

L’acculturation réalisé par les consultants d’Eolas pour ce type de projet a permis à l’équipe projet de ByMycar de s’approprier parfaitement les tenants et les aboutissants pour la réussite de la mise en place de leur premier Intranet.

En tant qu’intégrateur de solutions Digital workplace, nous avons conseiller au mieux l’équipe projet de ByMyCar afin de choisir l’outil qui serait le plus en adéquation avec les besoins recensés pendants le cadrage.

Le choix d’une solution Jalios s’est révélé être le meilleur rapport fonctionnalités et intégration par rapport aux solutions que nous avons étudiées.

En tant qu’intégrateur leader de cette solution, Eolas a été choisi par ByMyCar pour intégrer Jalios.