Aider les communes dans leur gestion de projets par un accès facilité aux services et des échanges collaboratifs multipartenaires – Département du Val d’Oise

Samedi 09 décembre 2017
Pour favoriser et fluidifier la communication entre les acteurs des communes de moins de 5000 habitants sur les actions et projets menés au quotidien, le Département du Val d’Oise a souhaité recourir à un dispositif performant et accessible pour l’ensemble des élus, en parallèle du canal existant. Cette plateforme d’aide et de gestion de projets contient toutes les ressources documentaires sur les projets en cours et finalisés.

Accompagner les communes de moins de 5000 habitants

Malgré des regroupements soutenus par le Département, l’une des problématiques des communes de moins de 5000 habitants est qu’elles ne disposent pas des ressources humaines et budgétaires suffisantes pour assurer un suivi similaire aux communes de tailles supérieures.
La plateforme permet de ce fait une administration des territoires plus cohérente pour une meilleure gestion des projets menés auprès des usagers et des élus. Côté Département et partenaires, elle facilite le travail en équipe et le suivi des dossiers, tout en rendant l’information plus accessible.
Chaque commune du département de moins de 5000 habitants possède ainsi un accès unique à une interface spécifiquement créée pour le Maire et trois de ses collaborateurs.

Un suivi global des projets communaux

Chaque intervenant a la possibilité de suivre l’avancée de tous les projets de la commune et de formuler les questions qu’il se pose directement au Département, notamment sur leur prochaines étapes, leur financement et les interlocuteurs les plus adaptés.
Une fois terminé, le projet sera accessible (sur accord du maire) à tous les internautes sur la plateforme, pour valoriser les actions réalisées par la commune et permettre à d'autres élus d’identifier les problématiques auxquelles les communes ont été confrontées. Actuellement, 17 projets sont disponibles sur la plateforme, qui est en ligne depuis mi-octobre 2017.


L’Agilité et l’expérience utilisateur, pour un produit final de qualité

Pour fournir la réponse la plus adaptée aux attentes du Département, le projet a été conçu dans un état d’esprit Agile, qui prend le contre-pied des approches plus traditionnelles et laissant plus de place au changement.
Ainsi, il a été découpé en plusieurs phases et ateliers, associant régulièrement les élus des communes concernées. Tout au cours du projet, l’ensemble des parties ont été pleinement impliquées sur des objectifs à court terme, pour co-concevoir le produit final.
En parallèle, des tests en temps réel ont été mis en place pour pouvoir ajuster les développements menés par nos équipes, et être au maximum en phase avec les attentes des usagers finaux.

De nouvelles fonctionnalités à venir

Une seconde version est actuellement en cours d’élaboration. Nous pourrons notamment y retrouver une cartographie des projets et une FAQ collaborative, pour répondre encore plus efficacement aux demandes des communes. Dans un troisième temps, les utilisateurs pourront utiliser un simulateur de subventions, pour estimer le montant des aides dont ils pourraient bénéficier dans le cadre de leur projet.

aideauxcommunes.valdoise.fr