Informer, alerter, orienter et impliquer tous les agents du SDIS 13 grâce à une nouvelle Digital Workplace
Service Départemental d'Incendie et de Secours des Bouches-du-Rhône / SDIS 13
Le Service Départemental d’Incendie et de Secours des Bouches-du-Rhône (SDIS 13 est un établissement public local qui intervient sur toutes les missions de prévention et de secours en vue de la protection des personnes, des biens et de l’environnement dans le département des Bouches-du-Rhône, à l’exception de la commune de Marseille.
Les enjeux
Moderniser le système de communication interne du SDIS
Disposant d’un intranet à communication restreinte, le SDIS 13 souhaite pouvoir profiter d’une Digital Workplace accessible à tous. La nouvelle solution doit permettre à l’établissement de poursuivre son développement et d’accompagner ses objectifs de collaboration, d’implication et de partage d’informations essentielles auprès des agents et entre les différents services.
La solution
Communiquer auprès de tous les agents sans restriction
L’objectif du développement de la nouvelle solution, était de réussir à faire en sorte que l’ensemble des agents de l’établissement (7100 utilisateurs dont 1300 sapeurs-pompiers professionnels (SPP), 450 personnels administratif (AATS), 4650 sapeurs-pompiers volontaires (SPV)) ait accès au même niveau d’informations : actualités, événements, communications, espaces collaboratifs…
La refonte a été également l’occasion de proposer une nouvelle Digital Workplace plus claire, plus simple et visuellement attrayante.
Techniquement, la solution proposée répond aux différentes attentes et propose des services optimaux notamment au niveau des espaces collaboratifs. Des services qui facilitent les échanges d’informations et d’entraide entre les différents services et agents, sur l’ensemble du département.
Pensée mobile first, notre solution propose également une interconnexion avec Office 365. Le SDIS 13 dispose donc d’une plateforme collaborative sur-mesure, plus ergonomique avec des fonctionnalités adaptées à chaque besoin.
Intégrer des fonctionnalités et des modules personnalisés
Pour répondre pleinement aux attentes des agents, l’Intranet doit être facile d’utilisation et d’accès, collaboratif et fédérateur.
Au-delà de la refonte visuelle de l’Intranet qui a permis de créer une identité visuelle plus moderne et en cohérence avec le site internet du SDIS 13, nous avons intégré à notre solution différents modules et fonctionnalités qui permettent de naviguer plus facilement sur le site, de trouver les informations essentielles et de collaborer.
Les agents bénéficient de services communautaires comme celui de la messagerie instantanée pour interagir en direct avec leurs collaborateurs, trouver rapidement les informations recherchées grâce à un moteur de recherche intelligent intégré à la solution, un espace conversationnel, un module annuaire et organigramme dont les données sont issues de leur système d’information (SI)… qui rendent l’intranet plus social.
Valoriser les informations du SDIS 13
Avec une ambition forte de communication interne et de portail collaboratif correspondant aux besoins de chacun, nous avons modernisé et simplifié l’ergonomie ainsi que la navigation sur l’Intranet afin de redonner aux agents l’envie de parcourir le site et ses actualités. L’ancien intranet disposait de plus de 4 000 articles, ce qui rendait la navigation et la recherche d’information parfois difficile.
Après avoir formé les équipes sur la nouvelle plateforme, le SDIS 13 est désormais totalement autonome pour la création et la mise à jour des contenus et peut ainsi modifier les éléments pour promouvoir et augmenter la visibilité des actualités concernant les Pompiers13 au niveau local comme départemental, et ceux pour les différents utilisateurs.
Le SDIS dispose désormais d’un outil central de communication, de collaboration et de participation. Une solution sur-mesure, actuelle et évolutive, qui mobilise l’ensemble de nos expertises complémentaires.
Nous avons choisi Eolas pour nous accompagner, de par leur forte expérience dans l’accompagnement autour des produits Jalios, et dans l’hébergement de la solution, respectueuse de l’environnement. Cet accompagnement a été réalisé dans un délai très court (moins de 6 mois entre la réunion de lancement et la première version du site). La collaboration avec Eolas a été très riche, les experts qui nous ont accompagnés ont été pertinents, disponibles et réactifs. Un des points forts de ce projet a été l’articulation des intervenants, avec un point d’entrée unique chez Eolas (chef de projet), véritable coordonnateur et métronome dans la réalisation des tâches. De plus, l’intervention en début du projet d’un webdesigner nous a aidé dans la mise en place d’un visuel unique, identifiant notre structure.
Le projet est actuellement terminé, nous mettons en place un accompagnement personnalisé des centres de secours afin de présenter les nouvelles possibilités offertes par cet Intranet. Les retours sont positifs, Jalios vient compléter l’offre Office 365 (qui équipe 2000 agents sur les 7100 agents du SDIS) afin que nous travaillions tous ensemble avec une efficacité renforcée. Également, nous continuons notre travail avec Eolas pour continuer à explorer, mettre en service des nouveaux outils pour toujours répondre aux besoins de nos utilisateurs.
Nicolas Raffalli - SDIS 13
Chef de service Applications métiers
7100
utilisateurs
1300 sapeur-pompier professionnels (SPP),
450 personnels administratif (AATS),
4650 sapeur pompiers volontaires (SPV)
Un hébergement green
la solution est hébergée dans notre Green Datacenter
Un accompagnement dédié
avant, pendant et après le projet avec une équipe d’experts entièrement disponible
Nos atouts pour la mission
Une expertise du parcours utilisateurs
qui permet de livrer un intranet avec une ergonomie fluide, des parcours simplifiés et des accès directs
Nous avons déjà déployé plus de 100 Digital Workplace pour nos clients du secteur public et du secteur privé.
Nous sommes présents à toutes les étapes qui entourent un projet de Digital Workplace :
Recueil des besoins utilisateurs, Conception fonctionnelle et intégration, Audit de l’existant, préconisations et rédaction de contenus, Accompagnement à la conduite du changement, Hébergement souverain et éco responsable
Développement sur-mesure
d'une plateforme Jalios
Connaissance pointue des SDIS
en prenant en compte leurs enjeux et leurs contraintes : nous avons accompagné une douzaine de SDIS, dont le SDIS 13, qui est l’un des plus important en France.